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Transformieren Sie Ihren Umgang mit E-Mails, WhatsApp und Co.

Achten Sie auch auf die kleinen Dinge, diese rauben IHR Leben.

Nachrichten zu checken und immer erreichbar zu sein, das ist wie eine Droge, die sich rasend schnell ausbreitet, anfangs Spaß macht und auch zunächst keine sichtbaren Schäden verursacht.
Unter bestimmten Umständen und vor allem bei richtiger Dosierung kann sie sogar von großem Nutzen sein. Doch wer informiert uns über Risiken und Nebenwirkungen? Sie könnten höchstens Ihren Zeitmanagement- oder Zielfindungsbeauftragten dazu befragen, wenn Sie einen haben.
Statistiken zeigen, dass im Schnitt ca. 60 Mal am Tag die Nachrichten über die unterschiedlichen Kanäle gecheckt werden. Darüber hinaus verlangen ständig Hinweise auf Nachrichteneingänge unsere Aufmerksamkeit – und sei es nur unterbewusst.
Das heißt, wir lassen uns 60 Mal in unserer Konzentration stören und unterbrechen die aktuelle Arbeit. Verwenden wir nur je 2 Minuten zum Lesen und für kurze Antworten, sind zwei Stunden weg.
Bedenken Sie: Zwei Stunden pro Tag sind 10 Stunden pro Woche, sind 40 Stunden Monat.
Addiert man die Zeit, die wir benötigen, um wieder in unsere Arbeit hineinzufinden, brauchen wir wahrscheinlich fünf Minuten. Zusätzlich steigt die Fehlerhäufigkeit durch Ablenkungen signifikant – mit entsprechenden Folgen für Ihren Erfolg.

Notieren Sie, wie oft sie pro Tag abgelenkt werden und treffen Sie Ihre Entscheidung zur Veränderung.

Prüfen Sie sich selbst, um sich bewusst zu machen, wie oft Sie aus Ihrer Arbeit gerissen werden. Führen Sie 2 Tage lang eine Strichliste: jede Störung oder Unterbrechung ist ein Strich auf Ihrem Blatt. Ob die Unterbrechung gewollt oder ungewollt ist, spielt dabei keine Rolle. Sie können es auch per App machen, aber die registriert die anderen Störquellen, wie Telefon oder die: „Hast du mal eine Minute“, nicht.
Sie kennen diese Unterbrechungen, die scheinbar immer wichtig und dringend sind und die Sie keinesfalls aufschieben dürfen. Die Zeit ist schnelllebig und meistens wird sofort eine Antwort erwartet. So gehen häufig drei, vier oder mehr Messages hin und her, bis eine Kleinigkeit geklärt ist. Jede erhält einen Strich, ob gelesen oder selbst geschrieben.

Welche nicht sofort beantwortete Nachricht hätte Ihr Leben maßgeblich verändert?

Nachdem Sie kurz vor Feierabend die Striche zusammengezählt haben, überlegen Sie, ob Sie sich an die ersten 10 Nachrichten des Tages noch erinnern. Denken Sie kurz darüber nach, wie viele tatsächlich zu einer Katastrophe geführt hätten, wenn sie länger als drei Stunden unbeantwortet geblieben wären. Aus meiner Erfahrung sind es weniger als 3 %.
Mit den übrigen 97% hätte ich mir leicht ein paar Stunden Zeit lassen können. Viele davon hätten überhaupt keiner Reaktion bedurft. Und selbst die wichtigsten 10% davon hindern die Welt meist auch nicht daran, sich weiter zu drehen.

Aktualisieren Sie Ihren Posteingang manuell oder zu fixen Zeiten.

Technisch lässt sich das durch Einstellung der Abholzeiten von Nachrichten verhindern oder ganz einfach – Sie aktivieren den Flugmodus und rufen zu IHREN Zeiten zurück.
Wenn das nicht geht, deaktivieren Sie wenigstens das akustische Signal und auch die optische Anzeige für das Eintreffen von Nachrichten. Denn die Störung beginnt schon beim Bemerken. Es ist wie mit der immer zu spät verhinderten Frage: „Darf ich Sie kurz stören?“

„Change your Leadership“ und entscheiden Sie selbst über Ihre Zeit-Ressourcen.

Wenn unsere Auftraggeber und Mitarbeiter daran gewöhnt sind, dass E-Mails oder andere Nachrichten von uns jeweils um 13:00 Uhr und gegen 16:00 Uhr beantwortet werden, dann stellen sie sich darauf ein. Nutzen Sie die Möglichkeit der „Abwesenheitsnotiz“ als Information, wann Sie die Nachrichten bearbeiten werden.

Für wirklich dringende Anliegen oder private Notfälle verweisen Sie auf Ihr Sekretariat, oder auf das Ihres Gastgebers. Sehr praktisch ist auch eine 10 Euro Prepaid-Card im zweiten Slot mit Ihrer Notfallnummer.
Das es geht, beweisen Rechtsanwälte oder Ärzte. Auch ein Profifußballer lässt sich kurz vor dem Torschuss sicher nicht von einer SMS ablenken. (Das könnte ähnliche Folgen wie im Straßenverkehr haben…)

Ein Gedanke zur erfolgreichen Veränderung:

Wenn Sie so wichtig sind, dass Sie immer erreichbar sein müssen, sollten Sie auch so wichtig sein, sich nicht ständig aus der Arbeit reißen zu lassen.
Sollte Ihr Chef oder Ihr Kunde dauernde Erreichbarkeit fordern, dann geben Sie ihm zu bedenken, dass Sie für ihn fehlerfreie und erstklassige Arbeit abliefern wollen. Das gelingt ungestört am besten.
Wer sich seltener unterbrechen und ablenken lässt, wird sehr schnell bessere Arbeitsergebnisse erzielen. Sie werden deutlich mehr in höherer Qualität erledigen können. Wesentlich dabei ist aber, dass Sie den Eindruck gewinnen, heute etwas Wichtiges geschafft zu haben.

Sie können getrost abschalten und den Abend entspannt genießen.